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管理理論思辨-經理人的一天 難逃12道難題

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管理
先驅明茲伯格(Henry Mintzberg)近日著書《明茲伯格談管理:經理人的一天》,闡述管理精義,以下為摘錄重點,並建議國內企業經理可行的應用方向。明茲伯格主張,管理既不是科學,也不是專業,而是一種實務、使命。

     管理者透過經驗累積,根源於背景脈絡中,需要因地制宜,對整個組織或某個部門負起責任。

     他認為,有效的管理可視為巧思(遠見與創見)、技藝(經驗與實務學習)、科學(分析與系統化論證)三要素的結合與整合運用。

     換句話說,無論經理人個人或管理團隊,欲完成精實有效管理,都需有適當的科學觀點,以實用技藝為基礎,搭配一些巧思才能奏功。

     網路科技凸顯新管理特質

     明茲伯格認為,管理的基本流程與特質並未隨時間而有太多改變,近年網路與資訊科技的發展,只是影響管理趨勢、工作步調或壓力,並未改變管理的本質,反而更彰顯以下管理特質:

     ◎管理工作步調緊湊。

     ◎管理活動簡短、多樣、零碎又干擾不斷。

     ◎行動導向。

     ◎喜好非正式和口頭的傳播。

     ◎偏好橫向互動與交流。

     ◎以為可以掌控大局,但其實不然。

     維持適度的混亂與可控的失序,正可描繪管理特質。

     明茲伯格以為,管理是人際關係、資訊與決策等多種角色的總和,內容涵蓋掌控、行動、交易、思考分析、領導、決策等面向;運用並藉著資訊之助,可以激勵團隊成員採取行動,達成單位目標。

     他主張,利用資訊的主要目的是達成溝通和掌控的職責,透過充分的傾聽、觀察、感覺與交談等行為溝通,並以計畫、委派、指定、分配與評估來控管。有效的管理必須保持動態的平衡,根據不同時點的狀況需要與壓力,扮演內部或對外的不同角色,設法將各種管理面向融入動態的平衡。

     管理工作多元且複雜,影響管理的因素可大致區分為:外部因素(如文化、領域、產業)、組織因素(如形式、歷史、規模與發展階段)、職位因素(階級或職能)、情境因素(壓力與管理潮流),與個人因素(如背景、任期與個人的管理風格)。

     管理者可能採用方式也多樣化,涵括:保持工作連貫性、對外聯繫、完美融合、遙控、加強文化、策略性介入、居中管理、從中間往外管理、從旁建議等9大方式,以及暫時的新任管理者、兼職的勉為其難管理與無正式管理職責的非管理者的管理等方式。

     為了能於不同環境下有效運作,每位經理人有必要融合多種不同管理方式,因地制宜,達成管理目標。

     12道管理難題

     管理問題層出不窮,經理人需要深入了解、面對,並因應難以避免的難題,全力協調相互衝突的勢力、利益與壓力,減低不確定性的影響,設法管理變化以保持確定性與靈活性的動態平衡。

     明茲伯格分析列舉12個管理難題:

     ◎思考難題─膚淺症候群、規畫的困境、分解的龐雜。

     ◎資訊難題─聯繫的困惑、授權的困境、衡量的困難。

     ◎人事難題─秩序之迷、掌控的兩難、自信的拿捏。

     ◎行動難題─行動的模糊、變化之迷。

     ◎終極難題。

     完成有效的管理需要什麼條件?如何思考並找出有效的管理方法?如何挑選、評估並培育更有效的管理人?明茲伯格的研究結論指出:

     ◎勇氣、正直、盡責、好學、自信、深思熟慮、洞察力、開明、包容、人脈、睿智、果斷、鼓舞人心、熱情、投入、平衡等52項特質,都有助於達成有效的成功管理。

     但是若過猶不及,不顧現實環境,沒有包容、平衡等不同特質的調和,過度的堅持發揮某項特質,有時候也會鑄成大錯。譬如,美國小布希總統果斷出兵伊拉克,卻被視為失敗的管理。

     ◎失敗的管理模式,包括入錯行、不適任等個人失敗,因為工作本身無法管理、不適合的任務或合作夥伴、或由於組織或外部環境變化導致的工作或搭配失敗,以及因為過於自負或超出能力的成就失敗等。

     ◎健全的管理組織,需要由個人活力來驅動思考、主動、分析、練達、合作等5個管理思維,並由社會整合融和這五個維度,構成用來思考管理效用的完整架構。

     ◎挑選有效的管理人要依據需要的特質,也要仔細辨別並判斷候選人的缺陷。評估衡量管理效用需評估管理者個人與整個單位的績效、對整體組織的影響,更要以傳統的判斷力輔助評量結果,做出審慎合理的綜合判斷。

     ◎管理要從工作中學習,從各種經驗和挑戰中磨練進步;培訓有助獨自或團體思考分享,強化經驗;管理培訓目的是要應用學習成果,以影響組織朝正面發展;管理培訓應該依據管理本質加以規畫,激勵管理人努力發展自我、組織與社會,保有正常健全的情感,並持續維持機靈與清醒的頭腦。

     經理人的任務和特質

     與明茲伯格類似,現代管理學之父杜拉克(Peter Drucker)認為管理是一種實務,主張管理的3大任務為管理企業、管理經理人、管理員工及工作;經理人的任務為輔助上級完成整體目標、確認自己單位的目標,規畫為實現這些目標所需工作,確保部屬理解並能有效執行任務,然後針對執行績效適當獎懲。

     組織學習專家寇夫曼(Fred Kofma)則主張,經理人應以7項特性(負責到底、正直、謙虛、坦誠溝通、建設性協商、完美協調、卓越的情緒掌控),自我學習並培養員工,以建立成長的企業文化,協助達成企業目標。

     有些不同的是,歐洲管理大師馬利克(Fredmund Malik)強調,管理絕對是門專業,人人可以3項管理要素(任務、工具、原則)加以訓練,取得有用的管理知識,成為有效的經理人。

     總結來看,管理雖不簡單卻很單純,且需要更幽默、更敏捷、更有彈性。想成為有效的企業經理人,應該盡力保持清醒的頭腦與個人活力,從實務學習中認真體驗與應用,努力發展自我分析思考、通達、合作、主動與整合的能力,設法激發組織成員潛力,並促進組織改革與健全發展。

     即使過程中,可能面對複雜多樣的管理情境與難題,還是可以持續保持動態的綜合平衡狀態,成就有效的管理。

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