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推動變革其實不難


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不論改變個人生活習性、經營企業或營造社會文化,我們經常會碰到一些明知該改卻改不了的狀況,或難以突破的管理變革困境。有時候感覺上像是因為當事人的理智面抗拒改變,有時候似乎是情感面懶得變更,更多情況下卻是因為周遭的情境不利改變,導致推動變革的效果不彰。美國史丹佛大學組織行為教授奇普Chip Heath)與其兄弟丹(Dan Heath),依據他們多年的研究與案例分析,提出一套讓困難的改變更容易達成的實用模式架構,幫助我們更順利的完成期望的變革。以下將摘錄奇普兄弟的理論與行動架構重點,並建議可行的個人、企業與政府應用方向。
 
促進改變的行動架構
 
奇普兄弟認為改變需要從人的理智面(大腦)、情感面(心靈)、與情境面(包括習慣、文化、同儕影響與周圍環境等)著手。他們引用心理學者強納森(Jonathan Haidt)的比喻,認為我們的情感面像一頭大象,理智面像騎象人。騎象人雖然騎在象背,手握缰繩,但對大象的控制力其實忽高忽低;若遇意見不合時更相當有限。因此倘若我們想有效推動改變,必須妥善運用人們理智上有限的自我控制力,設法從情感面打動自己或相關當事人,以明確的指令與計畫指揮已獲認同的行動方向;然後努力調整不利於變革的習慣、程序與周圍環境,營造方便改變的情境;讓自己或大眾的理智與情感都能一致,於有利改變的情境下朝著同樣的方向行動,改變才能水到渠成,事半功倍。
 
為能有效的吸引當事人理性的接納改變,最好的方法是先找出參考亮點(大家有目共睹、簡單可行的成功案例),激動理智上的認同,了解問題的嚴重性,願意嘗試改變,往新方向前進。接著要針對想要解決的問題,找出合適易行的方法,制定清楚的關鍵行動與階段性目標來指導後續的改變。其次,為了要觸動當事人的情感,我們需要消除人們對變革的怠惰與冷漠,想辦法讓他們感同身受,樂意遵行理智上認定該做的事,配合行動;然後藉由適度的教育與學習,強化大家對改變的認同與成功信心。為了掌握改變,促成更大的績效,改變推動變革的過程中,我們還需要針對改變的行動,調整消除不利變革的環境,營造鼓舞人心、容易引導群眾進行正面改變的情境;然後以適當的激勵措施與「行動板機」(action trigger,意指心理決定,強迫自己於發生特定狀況時執行特定動作),設法養成有利變革的正向習慣;最後還要妥善運用群眾心理、團隊精神、榮譽感與同儕壓力,消除阻礙改革的絆腳石,激發有利於變革的團體或社會文化情境,堅持到底,完成變革的最終目標。
 
個人生活、企業、與社會應用實例
 
先舉日常生活的例子來說明。我們周遭不乏抽煙成癮的醫師與過胖的妙齡女郎。理智上大家都知道抽煙有害健康、超重容易致病也不利於結交異性,但是來自自身的情感慾望與環境的誘惑,卻讓許多人無法自拔。如何推動改變呢?首先,理智上要找出潛在的問題與值得仿效的可行做法(例如朋友的戒煙或具體節食成功案例),然後確定要尋求改變的方向與合理目標(如先設定一週不抽煙或三個月內減少5公斤),並制定關鍵行動(譬如想抽煙就嚼口香糖,一天只吃兩餐並改用小碗裝飯)。接著找出認同的感覺、設法激發正面情緒(例如啟動家人與同事的愛心干預,尋求妻兒的讚美與熱情擁抱,減1公斤就公告於Facebook以贏取同儕的讚許等),並且打造有利於改變的情境(例如丟棄打火機、避免接觸癮君子,身上只帶少數金錢,要求朋友同事協助監督抽煙或限制飲食),慢慢養成習慣後,成功達成改變目標的機會將大為提高。
 
再舉企業經營變革的應用實例。很多軟體專案由於複雜度高與缺乏先例可循,加上部份工程師成本觀念與責任心不足,大型專案的進度與成本經常會失去控制。為了徹底改善問題,經營主管可以嘗試應用前述奇普兄弟的推動改變行動架構,推動專案管理制度的相關變革如下:
Ø      理智面:先與團隊成員討論,訂定標準作業規範,設定合理可行的工時與成本目標,了解完成目標的重要並願意承諾努力以赴。制定諸如定期檢視執行狀況、超時超支即須提報原因與改善方案,進度嚴重落後即減少獎勵金等關鍵機制。
Ø      情感面:主管經常現場探視、加油打氣並協助解決困難問題,舉辦團隊聯誼活動以增進團隊成員間的了解與合作,設計有效的團隊獎勵制度來激發榮譽心與拼勁。
Ø      環境面:舉辦必要的技術與管理訓練來提升工程師的執行力,簡化工作報表以方便成本與進度管制,除了個人績效外更要求團體合作成績以激發團隊精神與同儕間的相互督促壓力,針對有需要的工程師施行適當的彈性上班制來促進能力的最佳展現,改善工作環境與設備來提高效率。
 
政府企圖推動文化變革以移風易俗,改變社會風氣,同樣可以應用這一套推動變革的模式。譬如說,目前政府正在推動節能減碳,除了繼續強調地球溫室效應與能源危機的嚴重性,並且提出具體可行、有足夠說服力的階段性目標與策略做法,來喚起更多民眾理智上的認同與支持;情感面上更要藉由宣導活動、民間意見領袖的影響與名人代言、網路論壇討論等來吸引更多注意力與認同,號召大眾與企業願意學習合作,重視履行社會責任並積極參與;同時更要改善推動環境,儘量活用學校教育、並結合傳播媒體倡導現代化公民必須節能減碳的新思維,強化同儕與公民團體相互督促的壓力;然後運用簡單、具體可行的獎勵補助措施,來鼓勵個人與企業機構持續進行利己利人,有利於達成節能減碳目標的改善行動。這樣多管齊下的持續推動,顯著的改善成果將指日可待。
 
 
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