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我見我思(17): 談談混沌管理系統

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談談混沌管理系統                      (作者: 洪瑞浩)
 
前言
 
快速成長的全球化趨勢與日新月異的科技創新,雖然促成多數國家的顯著經濟發展與人民生活品質的提升,但因此而形成的全球相互依賴與共生體系,卻也自美國開始,相繼造成2008年以來、一波又一波的全球金融海嘯與經濟危機。
 
環顧週遭,不論國內或國外,動盪不安的經濟環境似乎已經成了常態;再大、再悠久的公司,例如雷曼兄弟(Lehman Brothers)、美國國際集團(AIG)、花旗銀行、通用汽車等,也難逃政府紓困或破產重整的厄運;高風險與不確定性,就像天羅地網般,時時困擾著過去習慣常態、穩定經營的企業經理人,讓人幾乎難以喘氣。
 
面對嶄新的動盪環境,傳統的管理觀念與理論似乎不完全適用,有沒有什麼創新的管理架構與工具,可以幫助企業經營者與經理人,更了解動盪的環境變化、危機或機會,預見或預先模擬情境,自混亂中理出可能的次序,及時選出最佳的因應策略呢?
 
很難得的,行銷大師科特勒(Philip Kotker)與卡斯林(John Caslione) 於今年初發表的巨著《混沌學》(Chaotics: The Business of Managing and Marketing in the Age of Turbulence;中譯本由三采文化出版),針對上述問題,提出一套新穎的管理系統與策略工具。以下篇幅將簡要介紹該書的重點,並整理加入筆者的想法與應用建議,希望能提升讀者的管理知識,也能協助國內業者安然渡過這一次以及未來可能更頻繁出現的經濟風暴。
 
 
混沌的科學意義與應用
 
物理學所謂的「混沌」理論,主要在強調大自然系統的非線性本質,物體會不斷的以某種規則複製之前的運動狀態,產生遠超過人類所能預測與控制的隨機結果。雖然如此,我們還是可以藉著長期的觀察與完整的分析,設法找出變化規則,採取適當的調和與應變措施,設法與環境和平共處。
 
混沌學除了應用於解釋自然界的現象,近年來亦被應用來分析市場經濟的變化與動態環境下的管理。最基本的混沌管理理念在於,我們不能也不需要對抗環境的不確定性,反而該設法與混沌並存,藉由適當的預警與反應機制,參與環境的變化,以創意與及時的調整與適應,來克服複雜的動盪環境。
 
高風險與高不確定性的混沌經營環境
 
當前企業經營者所面對的動態經濟環境,從日新月異的科技創新,方興未艾的國內環保抗爭、愈來愈嚴苛的政府管制,一直到國際貿易衝突、國與國間經濟體系的唇齒相依與相互影響、全球大規模疫病的流行、與恐怖份子的威脅;動盪不安似乎已經成為常態。就像經常遇到難以預料的颱風、龍捲風、海嘯,或者搭飛機遇到亂流,經營者經常會遇到突如其來、持續一陣子的金融風暴、經濟衰退、通貨膨脹、不景氣、或蕭條的衝擊,導致物價變動、成本上漲、訂單減少、收入銳減等經營困境。這種高風險與不確定性的動盪經營狀態,我們可以稱之為「混沌」經營環境。
 
混沌經營環境下的不良經營決策
 
面對混沌的經營環境,有些經營者過度自信,依賴直覺與過去的經驗,採取裁員、減薪、停止研發創新、壓迫並剝削供應商和經銷商、與不分青紅皂白、全面刪減成本費用等措施;所 形成的結果反而是加速人才流失,士氣低迷,可能失去顧客、經銷商、供應商、與投資大眾的長期支持與信任。一旦金融風暴或經濟危機遠離,景氣恢復,企業很難於短期內回復該有的生產力,迅速掌握反彈商機;運氣好的,只好眼睜睜的看著機會流失,倒楣的甚至可能從此陷入萬劫不復的絕境。
 
舉例來說,面對去年開始的金融海嘯與經濟遲緩的困境,國內知名的模範企業台積電展開一波強硬、未經充分溝通的裁員動作,造成員工反彈、商譽受損的不良社會反應。另一些廠商如台達電,則以努力推廣節能減碳、減少開支等措施,呼籲員工共體時艱,渡過難關,企業形象與股價始終維持高檔。面對同樣困境的不同經營決策,很可能造成差別很大的不同影響。
 
混沌管理系統
 
很顯然的,面對混沌的經營環境,經營者需要一套可以依循、提供指導的混沌管理工具,幫助企業能夠對抗風險、減少不確定性的不良影響,又能保留企業元氣與彈性、確保企業能於風暴過後、得以掌握機會、迅速反彈壯大。
 
依照科特勒的看法,企業的混沌管理系統,基本上應該包括三項決策流程:發展預警系統(Early Warning System)、情境分析(Scenario Analysis)、與策略選擇。
 
預警系統的目的在於蒐集完整正確的資訊、早期查覺可能的環境變化與風險,預估企業風險與弱點,採取適當預防措施;同時要設法發覺可能伴隨而來的商機,設法掌握。情境分析的目標在於有效整合資訊,預先構想各種可能產生的情境變化,對企業可能的影響、時間、與範圍,設法分析並找出關鍵因素,供後續的決策參考。之後,依據最可能出現的各種關鍵情境,全盤考慮最適合企業目標與狀況的策略,一旦狀況出現,得以迅速轉換適合該情境的因應策略,有效抑制風險,減少損失;並及時掌握可能的反彈機會。
 
其實,和投資決策一樣,混沌管理系統,除了消極面要能強化避險與迅速的反應能力,減低企業的易受傷害性(Vulnerability),遇到經濟風暴得以化險為夷;積極面更要建構企業的彈性(Flexibility)與迅速復原力(Resilience),蘊釀充足的動能,於風暴過後得以迅捷反彈,快速恢復或進一步強化競爭力。
 
有效的混沌管理系統必須整合設計,財務、營運、生產、採購、資訊、人事等所有相關部門,教育員工以建立風險意識、應變能力與彈性文化;同時需要結合整體供應鍊與行銷通路之供應商與經銷體系,從行銷、成本、零件互換性、安全存貨、備份設備或供應商等相關因素考量,平常就針對可能情境作好準備;當狀況出現時,上下協同合作,迅速反應,發揮彈性與復原力以化險為夷,甚至逆勢成長。
 
舉個例子來看。新竹科學園區的半導體廠商,可能頻繁的碰到地震或缺水的狀況,很可能嚴重影響對國際客戶的正常供貨。企業若能運用良好的混沌管理機制,一套可靠的資訊預警系統可以提供早期警示:而平時已預測模擬的情境分析與因應策略,可以讓企業於狀況發生時當機力斷,迅速啟動防護機制,與確保供應無虞的危機處理措施,並且藉由生產彈性(如安全庫存、增加外包、活用第二供應商、啟用替代零件、啟動備用生產線等),迅速解決受影響的產銷問題。妥善運用混沌管理學可以藉由平時努力所建立的制度與迅速反應能力,於狀況發生時快速因應,減少傷害,甚至因為正確的回應與績效,取得客戶更多的信任。
 
應用混沌管理支撐永續經營
 
隨著生態破壞的日趨嚴重與能源價格的飆漲,愈來愈多的國家與人民,已經開始正視地球永續發展的課題;處於今日動盪嚴苛的經濟環境,如何兼顧地球的永續生存,維持企業的永續經營,更是經營管理階層面臨的嚴峻挑戰。
 
依筆者之見,前面所描述的混沌管理學,正是一套實用的管理理論與工具,可以協助經營者,平時就作萬全的準備,建構有彈性、具備強大復原力的機動組織與經營模式,隨時對周遭的環境變化保持警覺,藉由敏銳的預警系統來及時了解情況,設法趨吉避凶:同時亦可運用情境分析來事前模擬各種可能出現的狀況,研判因應策略:一旦遇到動盪,立即集中整合可用資源,機動彈性的執行因應方案,並且不斷的根據回饋資訊,快速的學習調整,全力維持企業屹立不搖、永續經營的條件。
 
最後值得再強調的,人是企業最有價值的資產。企業經營者平常就需要尊重員工,多投資於員工訓練,培養正確的風險意識與抗壓性,建立團隊合作與不怕動盪環境的彈性文化;一一遇到艱難的經濟困境時,才能指望藉由員工的熱忱投入,群策群力突破困境,並且持續建立更強大的競爭優勢,讓企業迅速復原,東山再起。
 
      (本文已另摘錄,刊登於2009-07-07工商時報)
 
 
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